Gmailをメインのメールアドレスとして運用しよう

どうも。今年はいつもの調子のクソ駄文に加え、人様の役に立つTips的記事をポロポロと書いていきたいと思います。

現在世の中に出回っているスマートフォンやタブレットは、故スティーブ・ジョブズのアイデアが元になっていると考えると、彼は本当に世の中を変えたんだと実感しますね。

iPhone、iPadが普及するにつれ、クライアントさんにも使い方など色々聞かれる機会が増え、最近ではそれらを用いて業務の簡易化をするサポートなんかもしていたりするので、そういったアイデアをつらつらと書いていきたいと思います。

まずは仕事をする上で最も重要なツールのひとつ、メールについて!
メールはさほどスマフォ等ならではみたいなものはありませんが、未だにOutlookなどのメーラーを使っている方を見ると眩暈がするので、クラウドの最も身近なところでいうWebメールに関して書いていきたいと思います。


Gmailをメインのメールアドレスとして運用しよう
Gmailの便利な使い方を紹介する前に、まず「Gmailってなんだよ?プロバイダーメールが最強だろ」って方は、ええと、ありえないんでとりあえず騙されたと思ってGmailを登録してきましょう。

そもそもGmailを使うことで得られるメリットとはなにか?
主には以下のようなものがあります。

  • Gmail(Googleアカウント)にログインすることで、あらゆる環境で利用できる。
  • データはWeb上に保存されるので、PCを変えた時などの過去のデータの移行作業は一切不要。
  • 強力なブロック機能で迷惑メールは一切目にしなくてよくなる。
  • ブラウザごとのプラグインや、スマートフォン用アプリも充実しているため、いちいちメーラーを起動する必要がない。


また、デメリットもいくつかあります。いくら便利でも完全無欠なものなんて存在しません。

  • データがWeb上に保存されているので、障害が起きたらデータが消失する可能性がある。
  • ネットワークに接続されていない状態だと受信トレイも確認できない。


…という具合でしょうか。
ただし、メリットの大きさに対し、デメリットは意識するケースがほぼゼロといっても大げさではないような要素なので、気にする必要は皆無です。(言い切った!)

GmailはWebメール(アプリ)なのでブラウザでアクセスします。

自分はGmail自体は2007年くらいから使い始め、最初は当時勤めていた会社のメールを自宅で確認できるよう転送&バックアップ用途で使用していました。
Webメール自体の利便性は10年くらい前に登録したhotmailで知っていたので、会社のしがらみもなくなり、業務上で何のメールを使おうが自由になったということで個人事業をおっぱじめた際、trychest.com のドメインを取得した時に「そういや最近はフリーメールも独自ドメイン使えるんだっけ」とふと思い立ち、物は試しにと運用を始めたわけですが、これが便利すぎてもはやローカル保存のメールには戻れない身体になっちゃった…。


さて、とりあえず今回は上に挙げたメリット・デメリットをひとつひとつ解説していくとしましょう。

Gmail(Googleアカウント)にログインすることで、あらゆる環境で利用できる。
ぶっちゃけWebメールは全部そうですが、Gmailは汎用性やブロック機能など諸々が圧倒的に優秀です。書類の共有・共同編集が圧倒的にイカすGoogleドキュメントやカレンダーも同じアカウントで利用できるため非常に便利です。言い換えればログインまで敷居が低いです。(何かひとつのサービスを利用するためにいちいちログインするのって面倒くさいですよね…)
また、Googleアカウントでログインしておけばその他にも様々な共有機能が利用できるので


データはWeb上に保存されるので、PCを変えた時などの過去のデータの移行作業は一切不要。
何といってもコレです。例えばOutlookやThunderbirdでメールを利用している場合、使用するパソコンの数だけアカウント設定をしたり、新しいパソコンに引っ越す時に意味不明なほど煩雑なバックアップ作業が必要になります。また、そういったメーラーの場合、受信したメールはパソコン内に保存されるため、長年使い続けると果てしない回数の保存・読み込みでハードディスクへの負担もバカにならないものとなります。
しかし、Webメールはそういった手間・負担とは一切無縁!


強力なブロック機能で迷惑メールは一切目にしなくてよくなる。
これにより不快な迷惑メールの99.99%はブロックされ、専用フォルダに振り分けられます。また、こういったメールは容量のムダなので一定期間後に自動削除されます。
Gmailは学習機能があるため、不要なメルマガなども読まずに削除したりしていると、そのうち迷惑メールとして判断されてブロックされるようになったりもします。また、その逆にブロック機能が強力すぎて普通のメールも迷惑メールと判断されてしまう場合がありますが、これも同じく迷惑メールフォルダから解除することで次回以降は問題なく受信するようになります。
(件名が定型文で何度も送られてくるメルマガや、一定の条件に該当するドメインなどはブロックされやすいようですが、こういった機能も日々進化していくのがWebアプリの魅力です)


ブラウザごとのプラグインや、スマートフォン用アプリも充実しているため、いちいちメーラーを起動する必要がない。
Webメール種類はそれこそ山のようにありますが、Gmailの優れているのはひとつめのメリットとしても挙げましたが、圧倒的な汎用性がGmailのアドバンテージにもなっています。
ブラウザを開いてGmailのページにログイン(またはプラグインをインストールしてアイコンをクリック)するだけで、どこにいても、どのパソコンでも全く同じ環境でメールを利用できます。
無料版Gmailは現在のところ約7GBの容量が割り当てられていますが、毎日100通だとか極端に多くのメールを日々受信しない限りは全く問題ないでしょう。提供されている容量はなんと毎秒ごと増加しています。これはリアルタイムにログイン画面で確認することができます。


デメリットについても解説します。

データがWeb上に保存されているので、障害が起きたらデータが消失する可能性がある。
起こりうる事実として挙げていますが、インターネットにおけるGoogleの支配力はもはや圧倒的で、Google=アメリカの国力といっても過言ではありません。全世界のネットワーク上のインフラを担っているわけですから、バックアップもあらゆる国のサーバーで何重にも取られているので、アメリカが大規模な戦争で大打撃を食らったりとかでもしない限りデータが消えることはないでしょう。
よく「ローカルにデータがないと不安で…」という声を聞きますが、はっきりいってGmailのデータが消える確率よりも、個人のパソコンのハードディスクが故障する確率のほうが何百万倍も高いです。そういうことです。


ネットワークに接続されていない状態だと受信トレイも確認できない。
何らかのトラブルでネットワークが不調になったりした場合、メールはWeb上にあるので受信トレイも何も一切見ることができなくなります。ただ、オフィスのルーターがイカレた、とかであればスマートフォン等で3G回線なりで接続して確認できます。
災害などで長時間ネットが無理という場合はキツイですが、そもそもそんな時にパソコンを使う余裕はないかと思われます。スマートフォンであれば、ローカルにバックアップすることは可能です。
また、現在はchromeブラウザのみですが、オフライン状態でもGmailを利用できるようになっています。これも日々進化していくでしょう。


…といった具合です。
わずかなデメリットに対し、あまりあるメリットが享受できることが分かって頂けたと思います。
さあ、分かったら今すぐそのメーラーを弄るのをやめてGmailを使うべきである!

あ、何のサービスでもそうですが、安易なパスワードだけは避けましょう!ダメ、絶対!


というGoogleから金でも掴まされてんのか的な記事を書いてみましたが、Gmailの宣伝程度で貰えたら世話ないです。
本当に便利なものがあるのに、いつまでも不便な環境を変えようとしない人が多いと思います。
ので、みんなもう少し仕事を簡単にして時間を有効に使えばいいのに、という思いのもと今年は人様の役に立つ記事を書いていく所存であります。


メールシリーズは現在のところ以下の内容で更新していく予定です。(増えるかも)
記事ができ次第、当エントリーからもリンクしていきたいと思いますよ。

■ Gmailで独自ドメインのメールアドレスを利用する
■ Gmailで複数のメールアドレスを管理する
■ Gmailのスター、ラベルによる振り分けを活用する
■ Gmailの受信通知をブラウザで確認できるようにする
■ iPhone / iPad で、ネット未接続時にGmailの受信トレイを確認できるようにする
■ Outlook等で使用していたメールをGmailに移行する

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